Ventas y atención
Cuando vender dependía de estar despierto
"Los pedidos se nos quedaban sin entregar"
Nos pasaba: los pedidos vivían en WhatsApp y en hojas de cálculo. Algunos nunca se entregaron — y no había forma de saber cuáles ni por qué.
Construimos: un ciclo de vida completo: el pedido nace en la factura, salta solo al sistema y no puede perderse — cartera verifica el pago, logística define el envío, empaque lo arma, entrega lo cierra. Cada etapa tiene responsable.
Hoy: decenas de miles de pedidos procesados, y la pregunta "¿cómo van los pedidos?" tiene una pantalla, no una cadena de llamadas.
"De noche escriben cientos de personas y no hay nadie"
Nos pasaba: entre las 9 p.m. y las 3 a.m. llegaban entre 160 y 220 mensajes de clientes a nuestra distribuidora — y nadie respondía hasta el otro día.
Construimos: un agente comercial de IA que atiende 24/7: entiende texto, audios e imágenes, recomienda, arma el pedido y valida el pago.
Hoy: la venta de las 11:47 p.m. queda cerrada y despachada a primera hora. Así funciona.
"La mejor vendedora pasaba 40 minutos transcribiendo un pedido"
Nos pasaba: los distribuidores mandan pedidos grandes como foto de una hoja escrita a mano, lista mal pegada o nota de voz. Transcribir cada uno tomaba 30-40 minutos de una asesora.
Construimos: un cotizador con IA que convierte esa foto, texto o audio en una cotización estructurada en el sistema contable.
Hoy: 2-3 minutos por cotización, y la asesora vende en vez de digitar.
"Los chats se volvían paisaje"
Nos pasaba: un chat entraba, alguien lo tocaba, y ahí se quedaba — igual al lado del gestionado. Analizamos 21.000+ mensajes: sin colas que avanzaran, no había cobranza ni recompra.
Construimos: un ciclo de vida comercial donde cada conversación tiene etapa, dueño y fecha de re-contacto — y el cliente que vuelve a escribir sube de prioridad solo.
Hoy: ningún chat se queda sin destino. Ver la solución.
Cobros y plata
Cuando la plata se quedaba en el camino
"Millones en pedidos sin pagar y nadie los cobraba"
Nos pasaba: al revisar, encontramos una cola entera de pedidos sin pagar — y casi todos esos clientes seguían escribiendo por el chat, con intención real de comprar. Apenas uno de cada diez se recuperaba. Un cliente dijo "pago a la 1 p.m."… y nadie volvió a la 1 p.m.
Construimos: colas de recuperación automáticas: recordatorio a la hora prometida, seguimiento de carrito abandonado y re-contacto dentro de la ventana de WhatsApp.
Hoy: cada promesa de pago tiene su recordatorio puntual.
"Se acumulaba efectivo en la bodega y nadie lo consignaba"
Nos pasaba: efectivo acumulado entre mensajeros y bodega, recibido por quien no debía, consignaciones sin soporte que cualquiera podía cambiar después.
Construimos: un bloqueo de caja: al superar el umbral, el sistema congela la operación logística hasta registrar la consignación con evidencia; actas de cierre diario para cada mensajero.
Hoy: cada peso tiene responsable, acta y soporte.
"El mensajero volvía con 20 entregas y nadie sabía cuánta plata traía"
Nos pasaba: ¿cuántos pedidos entregó cada mensajero? ¿cuánto cobró contraentrega? ¿cuánto hay que pagarle y cuánto debe entregar? Todo de memoria y de confianza.
Construimos: una aplicación para el mensajero — acepta, entrega con foto, cobra — y actas de cierre diario que cuadran su caja contra sus entregas; la cola de despacho agrupada por transportadora muestra qué sale por cuál.
Hoy: cada mensajero cierra su día con acta, y la plata en la calle tiene nombre.
"Le dimos crédito a un cliente que ya estaba en mora"
Nos pasaba: el cupo de crédito se definía con un factor que alguien adivinaba — y el sistema decía "excelente" de un cliente con mora activa.
Construimos: cupo calculado desde el histórico contable real (antigüedad, facturas, volumen, moras), estudio con listas restrictivas, y pagaré + contrato firmados electrónicamente desde el celular del cliente.
Hoy: el crédito se decide con datos y queda firmado con validez legal, sin perseguir papeles.
Inventario y logística
Cuando el inventario era un acto de fe
"Contábamos en una hoja de cálculo mientras el POS seguía facturando"
Nos pasaba: descargar el inventario del contable, pegarlo en una plantilla, contar a mano, comparar a mano. Sin historial — y las ventas del mediodía movían el número mientras contábamos.
Construimos: conteo físico en línea por cajas cerradas + unidades sueltas, con diferencia contra el contable en vivo y descuadres valorizados en pesos.
Hoy: el conteo del sábado cuadra — o dice exactamente dónde no.
"Pedidos que salían incompletos y nadie sabía por qué"
Nos pasaba: ítems marcados como empacados que nunca se escanearon, y checklists que se borraban solos cuando contabilidad corregía la factura.
Construimos: empaque con escaneo obligatorio de código de barras, foto de evidencia y auditoría por ítem: quién marcó qué, cuándo y desde dónde.
Hoy: más de 4.500 pedidos despachados con evidencia fotográfica registrada.
"El distribuidor pedía a ciegas y nosotros producíamos a ciegas"
Nos pasaba: los distribuidores grandes preguntaban por teléfono qué había disponible, y nosotros no sabíamos qué pedirían la próxima semana. Treinta pedidos gigantes al tiempo, organizados de memoria.
Construimos: una tienda B2B donde cada distribuidor ve el stock real y pide solo, con su cupo de crédito; el alistamiento descuenta al escanear para no sobrevender; y esos pedidos alimentan directamente el plan de producción.
Hoy: el distribuidor pide sin llamar — y su pedido le dice a la fábrica qué producir.
"Vendimos algo que no teníamos"
Nos pasaba: una venta en un marketplace de un producto con stock cero — el listing publicado a mano nunca entró a la sincronización y mostró inventario congelado durante meses.
Construimos: inventario multicanal con una sola fuente de verdad que empuja stock a todas las tiendas cada 15 minutos, con semáforo y detección de listings huérfanos.
Hoy: tienda, bodega, WhatsApp y marketplaces muestran el mismo número. Caso relacionado.
"El cliente decía 'nunca me llegó' y no había cómo probar lo contrario"
Nos pasaba: reclamos sin evidencia, guías escritas a mano con direcciones mal copiadas, y el jefe llamando a bodega a preguntar "¿ya salió?".
Construimos: evidencia fotográfica de empaque y entrega, guía en PDF, y avisos automáticos al WhatsApp del cliente con las fotos de su paquete en cada hito.
Hoy: el cliente ve su pedido avanzar sin llamar — y cada entrega queda probada.
Producción — la fábrica
Cuando el papel decía una cosa y el piso otra
"La contabilidad decía una cosa y la bodega otra"
Nos pasaba: el ensamble de producción se digitaba a mano en el contable (que ni siquiera tiene API para eso), el área de etiquetas registraba con días de retraso, y el 66% de los balances diarios no cuadraban.
Construimos: un robot que registra cada ensamble automáticamente en Siigo, conciliación diaria contable-vs-piso y balance por lote.
Hoy: los descuadres bajaron del 66,3% al 11% — y siguen bajando. Ver la solución.
"Producción entregaba a Empaque de palabra"
Nos pasaba: medimos 10 días: el 83% de los lotes cambiaba de área sin acta de entrega. Después, nadie respondía por faltantes ni fantasmas de inventario.
Construimos: actas de entrega digitales obligatorias entre áreas: producción cuenta, imprime rótulo, y empaque confirma la recepción física antes de poder arrancar.
Hoy: cada traspaso tiene firma, conteo y hora.
"Cada operario hacía el producto a su manera"
Nos pasaba: la receta vivía en la cabeza de cada quien: temperaturas, tiempos y pH variaban por turno, y la calidad dependía de quién estuviera ese día. Y si una autoridad sanitaria preguntaba por un lote, las pruebas eran carpetas de papel.
Construimos: fórmulas versionadas que escalan solas al tamaño del lote, un asistente paso a paso en tablet que exige registro, foto y lote en cada etapa, y trazabilidad completa: de la materia prima al producto terminado y a qué cliente salió.
Hoy: el producto sale igual en los tres turnos, y un recall se responde en minutos, no revisando facturas una por una.
"El plan de producción existía, pero nadie lo seguía"
Nos pasaba: el bono del líder de turno se pagaba completo aunque se cumpliera el 38% del cronograma, la receta vivía en la cabeza del operario y hasta se prestaban el PIN para firmar por el que no había llegado.
Construimos: una línea de tiempo del turno con los hitos del plan, marcaje con verificación de rostro y cédula, bono atado a la adherencia real, y una academia interna cuyo puntaje lee los indicadores de producción — no autoevaluaciones.
Hoy: la meta es visible, el bono es justo y la receta vive en el sistema.
"No sabíamos cuánto producir esta semana"
Nos pasaba: la pregunta "¿qué fabricamos y cuánto?" se respondía por intuición — a veces sobraba producto ocupando bodega, a veces faltaba justo el que pedían.
Construimos: un sistema que predice qué producir para sostener al menos 15 días de inventario, cruzando la venta real, los pedidos de los distribuidores y el consumo por lote; y un programador de fábrica que acomoda los lotes respetando el cuello de botella real de la planta.
Hoy: el plan de la semana sale del sistema — y la máquina que es el recurso escaso no se queda quieta ni se satura.
"Comprábamos materia prima por corazonada"
Nos pasaba: el pronóstico de compras dependía de un archivo que alguien exportaba del contable… hasta que nadie volvió a subirlo y siguió calculando con datos viejos.
Construimos: pronóstico alimentado por el consumo real que registran los operarios lote a lote, y un panel de requerimientos que explota las recetas de todo lo programado.
Hoy: la pregunta "¿alcanza para la semana?" tiene respuesta con datos, no con memoria.
Dirección
Cuando el dueño era el último en enterarse
"Nos enteramos de la caída a la mañana siguiente"
Nos pasaba: la web se cayó de noche y se supo porque el dueño la vio caída al despertar — siete horas de clientes escribiendo al vacío.
Construimos: vigilantes que revisan los sistemas cada pocos minutos, los reinician solos si fallan y dejan bitácora de cada incidente.
Hoy: una caída dura minutos, no una noche.
"¿Cómo nos fue? — la respuesta llegaba el 15 del mes siguiente"
Nos pasaba: el gerente preguntaba "¿cómo vamos?" y la respuesta real llegaba con el cierre contable, semanas después. Un error visto a los 15 días es un error que ya se pagó completo.
Construimos: tableros en tiempo real leídos de los datos reales: ventas del día, conversión, cartera, caja, patrimonio con cierre financiero diario y rentabilidad por producto.
Hoy: la pregunta del gerente se responde en un minuto, con cifras de hoy — y lo que se tuerce se corrige mañana, no el próximo mes.
"No sabíamos qué anuncio producía qué venta"
Nos pasaba: pauta corriendo en varias plataformas y ninguna forma de saber qué clic terminó en qué pedido pagado — las herramientas de los anunciantes se quedan en el clic.
Construimos: atribución completa clic → chat → pedido pagado, con el aporte en pesos de cada fuente, y reportes que cruzan buscadores, analítica y datos propios.
Hoy: la pauta se decide con caja real, no con impresiones.
El premio de fondo
Optimizar no es para ser el más barato
Una empresa que resuelve estos dolores deja de competir por precio. Cuando sabes exactamente qué cuesta cada proceso — porque el sistema te lo muestra todos los días — puedes ofrecer la mejor relación precio-calidad del mercado sin sacrificar margen, sostener el precio cuando la competencia se desangra rebajando el suyo, e incluso subirlo sin que las ventas se resientan: lo que te respalda ya no es el descuento, es la eficiencia. Ese es el verdadero retorno de ordenar la operación — y lo hemos comprobado con nuestras propias marcas.
¿En cuál de los 22 te reconociste?
Escríbenos con el número del dolor — o cuéntanos el tuyo con tus palabras. Si ya lo vivimos, te mostramos el sistema funcionando; si es nuevo, será el número 23.
WhatsApp 314 784 3505